Debitorenmanagement – Zeit schaffen!

Aus manuell wird automatisch – ein digitaler Wandel

Eine der wichtigsten – aber auch zum Teil zeitaufwendigsten – Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung ist die Zuordnung und der damit verbundene Ausgleich eingehender Zahlungen auf den Geschäftskonten mit gestellten Rechnungen. Vom Einzelunternehmer bis hin zum vielschichtigen Konzern ist jeder davon betroffen. Neben vielen Automatisierungsmöglichkeiten einer innovativen Abteilung ist die automatische Zahlungszuordnung eine profitable. Prozesse werden optimiert und Ressourcen zielgerichtet eingesetzt, die Mitarbeiter rücken wieder in den Mittelpunkt ihrer Kernkompetenzen zurück.

Ausgangssituation:

Nach erbrachter Lieferung / Leistung wird die Rechnung fristgerecht bezahlt. Die eingehende Zahlung muss nun gewissenhaft mit den Daten der gestellten Rechnung(en) abgeglichen werden. Eine notwendige aber auch Zeitaufwendige Aufgabe. Denn oft erfordert dieser Abgleich die erhöhte Aufmerksamkeit da die eingehende Zahlung nicht direkt zugeordnet werden kann. Gründe dafür gibt es viele, z.B. Abweichung des Zahlbetrages, Tippfehler in der Referenz, Verweis auf ein Avis, Abweichungen vom Zahler und Rechnungsempfänger, kein schlüssiger Verwendungszweck, Teil- bzw. Ratenzahlungen…

Der Weg nach vorne:

In Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung übernehmen selbstlernende Programme rudimentäre Aufgaben und unterstützen so die Bearbeiter im täglichen doing. In diesem Fall – es gibt noch einige andere – das automatische Matching von eingehenden Zahlungen.

Wie geht das?

Bei einem Zahlungseingang / Bewegung auf dem Kontoauszug erkennt die Software selbständig ob diese zu einer Rechnung passt oder nicht. Es wird geprüft ob eine ausstehende Rechnung offen steht und eine zuverlässige Zuordnung dem entsprechenden Posten gebucht. Selbstverständlich kommt die Software auch mit Sonderfällen zurecht, so sind Skonto, Teilzahlungen, so wie Überweisungen von Dritten oder auch Daueraufträge mit immer demselben Verwendungszweck keine Herausforderung(en) mehr. Selbst verweise auf Zahlungsavise können problemlos gehandhabt werden.

Sollte es keine Übereinstimmung / Zuordnung geben wird der Buchungsvorgang dem Mitarbeiter zur manuellen Prüfung vorgelegt. Dieser kann dann wie gehabt prüfen und entscheiden was mit der eingehenden Zahlung passieren soll.